LGPD na portaria: o que pedir e o que não pedir

A portaria do seu prédio coleta, todo dia, mais dado pessoal que muita loja: nome e documento de
visitante, placa de carro, horário de entrada e saída de pessoas, telefone de familiares, imagem de
câmera. Em alguns prédios, biometria.

Isso faz do condomínio um controlador de dados pessoais — e a Lei Geral de Proteção de Dados
(Lei 13.709/2018) se aplica a ele como se aplica a qualquer empresa.

A boa notícia é que quase nada disso exige parar de fazer o que se faz. Exige fazer com critério, e o
critério cabe em cinco perguntas.

Antes de tudo: este texto não é orientação jurídica. Ele descreve o raciocínio que a lei pede e as
perguntas que você deve levar ao seu advogado. Condomínio é área litigiosa e cada caso tem contexto.
Para decidir o que o seu prédio vai fazer, consulte um profissional.

Pergunta 1: por que estou coletando isso?

A lei não proíbe coletar. Ela exige que exista uma razão legítima, definida antes, para cada dado.

Na prática da portaria, as razões costumam ser de três tipos, e é útil saber distingui-las:

• Para cumprir o que foi combinado com o morador. Cadastro da unidade, contato, quem mora ali. Isso
  decorre da própria relação condominial.
• Para a segurança de todos. Registrar quem entra e sai é o exemplo clássico — o condomínio tem
  interesse legítimo em saber quem circula. Mas atenção: “interesse legítimo” não é carta branca; ele
  exige que a coleta seja proporcional ao objetivo.
• Com autorização explícita da pessoa. É o caso de biometria e, em geral, do uso de imagem. Aqui não
  basta ter um bom motivo: precisa haver consentimento claro, informado e revogável.

O teste prático é simples e desconfortável: se você não consegue explicar em uma frase por que precisa
daquele dado, provavelmente não precisa dele.

Pergunta 2: preciso mesmo de tudo isso?

Este é o princípio que mais economiza problema, e chama-se minimização: colete o mínimo que resolve.

O caso mais comum é o documento do visitante. Há uma diferença enorme entre três práticas que muita gente
trata como a mesma coisa:

• Conferir o documento e anotar o nome. Você identificou quem entrou e não guardou documento nenhum.
• Anotar o número do documento. Já é um dado a mais, que precisa de justificativa e de proteção.
• Reter cópia ou fotografar o documento. Aqui o condomínio passou a ter um acervo de documentos de
  identidade de gente que só veio visitar um amigo. É a prática mais difícil de justificar e a que mais
  aumenta o tamanho do estrago em caso de vazamento.

O mesmo raciocínio vale para o cadastro do morador. RG e foto costumam ser opcionais — pedir porque
“pode ser útil um dia” é o oposto de minimização.

Pergunta 3: quem, dentro do prédio, pode ver o quê?

Aqui está o erro de arquitetura mais comum, e vale para quem usa sistema e para quem usa papel.

O porteiro precisa do nome, da foto e do telefone de emergência do morador. Ele não precisa do CPF nem
do RG.

Parece detalhe e não é: quanto mais gente enxerga dado sensível, maior a chance de vazamento, e menos
defensável fica a coleta. Perfil de acesso não é desconfiança da equipe — é reduzir a superfície de risco.

Um alerta para quem usa sistema, porque vende-se muita ilusão nesse ponto: esconder o dado na tela não
é protegê-lo. Se o número aparece como ***.***.123-** mas a resposta do servidor continua carregando
o CPF inteiro, o dado está lá, ao alcance de qualquer pessoa que saiba abrir o inspetor do navegador.
Proteção de verdade é o dado não sair do servidor para quem não pode vê-lo. Se você for perguntar
algo ao seu fornecedor de sistema, pergunte isto.

E há um complemento: acesso a dado sensível deveria deixar rastro. Quem consultou a ficha de qual
morador, e quando. Não para vigiar a equipe, mas porque no dia de um incidente essa é a única forma de
saber o que aconteceu.

Pergunta 4: por quanto tempo vou guardar?

Registro de entrada e saída é o maior volume de dado pessoal que um condomínio produz. E é o que mais
gente guarda para sempre, sem pensar.

Dado sem prazo é problema em duas frentes: a lei pede que ele não seja guardado além do necessário, e
cada ano a mais aumenta o tamanho do vazamento no dia em que ele acontecer.

O que fazer é menos complicado do que parece:

• Defina um prazo por tipo de registro, uma vez, e escreva. Entrada de visitante tem prazo curto.
  Ocorrência ligada a dano acompanha o caso.
• Apague de verdade quando o prazo vencer. Guardar “no arquivo morto” é continuar guardando.
• Nunca deixe uma rotina automática apagando sozinha. Expurgo tem que ser ato humano, com alguém
  conferindo o que vai sair. Rotina que deleta em ciclo é a automação mais perigosa que existe: quando o
  critério está errado, ninguém descobre antes de o dado já ter ido.

Pergunta 5: e quando alguém pedir para ser removido?

Um ex-morador pode pedir a remoção dos dados dele. E aqui aparece uma tensão real: o direito de
exclusão dele esbarra no dever de guarda do condomínio.

A ata da assembleia em que ele votou não pode sumir. O débito dele não pode sumir. O registro da
ocorrência em que ele foi parte não pode sumir — inclusive porque protege terceiros.

A saída usual não é apagar nem recusar: é anonimizar. A pessoa deixa de ser identificável — vira algo
como “titular removido” —, e o registro histórico continua existindo, com a informação que o condomínio
precisa manter. Apagar em cascata destrói prova de que outras pessoas dependem.

Vale dizer também o que a lei não garante: ninguém pode exigir a remoção de um registro que embasa
uma obrigação em aberto ou um processo em curso.

Três situações concretas da portaria

“Posso instalar câmera?” Em área comum, geralmente sim, com aviso visível de que o local é
monitorado. Em área de uso privativo — dentro do apartamento, e há discussão sobre corredores em andares
de uma única unidade — a coisa muda completamente. Quem tem acesso às imagens e por quanto tempo elas
ficam gravadas são perguntas tão importantes quanto a instalação em si.

“Posso mandar a lista de moradores no grupo do WhatsApp?” Esta é a mais comum e a mais subestimada. A
ficha da portaria tem telefone, rotina e às vezes endereço comercial das pessoas. Ela fica na portaria
porque a portaria precisa dela — não porque é documento público do prédio. Grupo de WhatsApp com dezenas
de pessoas não é lugar de dado de morador.

“Posso usar reconhecimento facial?” Biometria é dado sensível, com proteção reforçada. Exige
consentimento explícito e específico — e exige alternativa para quem não quiser. Não dá para transformar
o rosto do morador em condição para ele entrar em casa.

O mínimo que dá para fazer este mês

1. Liste o que a sua portaria coleta hoje. Só listar já mostra coisa que ninguém sabia que era coletada.
2. Corte o que não tem resposta em uma frase. Se ninguém sabe por que aquilo é pedido, pare de pedir.
3. Defina prazos de guarda por tipo e escreva num documento só.
4. Separe o que o porteiro vê do que só o síndico vê.
5. Coloque aviso visível onde há câmera e onde há registro de entrada.
6. Leve a lista pronta ao advogado do condomínio. Chegar com o levantamento feito transforma uma
   consulta cara e vaga numa conversa objetiva.

Nada disso exige parar a portaria. Exige decidir uma vez o que se coleta, por quê, quem vê e por quanto
tempo — e escrever.

Vale ler também: o que a portaria precisa registrar e
como autorizar diarista e prestador.

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O Chave Condo trata isso como requisito de arquitetura, não como aviso na tela: dado sensível é
controlado por permissão própria e não trafega para quem não pode vê-lo; o registro de acesso nasce com
prazo de retenção por condomínio; e o expurgo é sempre comando humano — nunca rotina automática.

Estamos abrindo as primeiras vagas. Fale com a gente.

Perguntas frequentes

O condomínio precisa se adequar à LGPD?

Sim. A portaria coleta nome e documento de visitante, placa, horário de entrada e saída de pessoas, telefone de familiares e imagem de câmera — tudo dado pessoal. Isso torna o condomínio um controlador de dados, e a Lei 13.709/2018 se aplica a ele como a qualquer empresa. Na prática, quase nada precisa parar: precisa ganhar critério.

O condomínio pode reter cópia do documento do visitante?

Há uma diferença grande entre conferir o documento e anotar o nome, anotar o número, e reter cópia ou foto dele. A terceira prática é a mais difícil de justificar: o condomínio passa a ter um acervo de documentos de identidade de gente que só veio visitar alguém, e agora tem obrigação de protegê-lo. O princípio é coletar o mínimo que resolve.

Pode enviar a lista de moradores no grupo de WhatsApp do condomínio?

É uma das práticas mais comuns e mais subestimadas. A ficha da portaria tem telefone, rotina e às vezes endereço comercial dos moradores. Ela fica na portaria porque a portaria precisa dela, não porque é documento público do prédio. Grupo com dezenas de pessoas não é lugar de dado de morador.

Por quanto tempo o condomínio pode guardar o registro de entrada?

O registro de acesso é o maior volume de dado pessoal que um condomínio produz, e é o que mais gente guarda para sempre sem pensar. O caminho é definir prazo por tipo de registro, escrever, e apagar de verdade quando vencer. E o expurgo deve ser sempre ato humano conferido — nunca rotina automática apagando sozinha.