Trocar de administradora sem perder o histórico
A decisão de trocar de administradora costuma ser discutida por meses. A transferência dos dados costuma
ser resolvida em uma frase, no fim da reunião: “eles mandam tudo depois.”
Seis meses depois, o prédio descobre o que “tudo” significava: uma pasta com alguns PDFs, o cadastro de
moradores desatualizado, nenhum histórico de manutenção, e a informação de que o restante “estava no
sistema deles”.
A troca em si raramente dá errado. O que dá errado é a entrega do que o condomínio já tinha.
Primeiro: administradora e sistema não são a mesma coisa
Esta distinção resolve metade do problema, e quase ninguém a faz a tempo.
Se o software de gestão foi contratado pela administradora, ele sai com ela. O que estava lá dentro —
histórico de manutenção, ocorrências, cadastro de moradores, contratos, fotos — pode simplesmente deixar
de estar acessível no dia seguinte à rescisão.
Se o software foi contratado pelo condomínio, a administradora é uma usuária. Ela sai; o sistema, o
histórico e os acessos ficam.
A pergunta que todo síndico deveria conseguir responder hoje, sem trocar de administradora:
os contratos de sistema estão no CNPJ do condomínio ou no da administradora?
Se estiverem no dela, isso não é necessariamente errado — mas precisa estar previsto no contrato o que
acontece com os dados no encerramento. E precisa estar previsto antes, não na saída.
O que se perde numa troca malfeita
Vale listar, porque a maior parte dessa lista só faz falta meses depois:
- Histórico de manutenção — o que foi feito em cada equipamento, quando, por quem
- Contratos ativos, com datas de início, término e o histórico de reajuste
- Laudos e certificados, com as respectivas validades
- Atas e a documentação do condomínio
- Cadastro de moradores — proprietário, inquilino, dependentes, veículos, telefones de emergência
- Ocorrências e advertências, que é o que sustenta qualquer gradação de penalidade depois
- Fotos de obra, de patrimônio, de objetos protocolados
- Acessos e senhas — concessionárias, prefeitura, câmeras, sistema de portaria
- Registros trabalhistas da equipe própria: ponto, escala, documentação
E há um item que não é arquivo e some do mesmo jeito: o conhecimento operacional. Qual bomba tem
mania de travar, qual fornecedor atende no domingo, qual morador precisa ser avisado antes do corte de
água. Isso vive na cabeça de quem opera, e sai pela porta com ela.
De quem são os dados
Em regra, os dados do condomínio — cadastro, histórico, documentos — são do condomínio. A
administradora os trata em nome dele, na condição de prestadora de serviço.
Na prática, isso significa que pedir a devolução completa não é favor, é decorrência do contrato. Mas
“em regra” está aí por um motivo: o que exatamente é devido, em que prazo e em que formato depende do que
está escrito no contrato que foi assinado — e é por isso que a primeira providência não é ligar para a
administradora nova. É ler o contrato da atual.
Três coisas para procurar nele:
- Prazo de aviso prévio e como a comunicação deve ser feita
- Multa rescisória e a partir de quando conta
- O que está previsto sobre devolução de documentos e dados — e, se não houver nada, isso já é uma
informação importante
O checklist da saída
Peça por escrito, com prazo, e antes de encerrar o contrato — não depois. A ordem importa: enquanto a
relação está ativa, você tem interlocutor.
Dados, em formato aberto. Planilha ou arquivo de texto separado por vírgulas. PDF não é dado — é
imagem de dado. Um cadastro de 90 moradores em PDF significa 90 registros para digitar de novo.
Uma tabela por assunto: unidades, pessoas por unidade com o vínculo (proprietário, inquilino,
dependente), veículos com placa, contratos, fornecedores, ocorrências, manutenções, patrimônio.
Os anexos e as fotos, com a indicação de a que registro cada um pertence. Foto solta numa pasta, sem
vínculo, é foto perdida.
Os documentos originais, físicos e digitais: convenção registrada, regimento, atas, laudos,
certificados, apólice, contratos assinados, alvarás.
Os acessos: logins e senhas de tudo que está no nome do condomínio, e a lista do que está no nome da
administradora e precisa ser recriado.
A situação financeira em aberto, no detalhe que o contador e o advogado do condomínio pedirem — esta
parte é com eles, não com você.
As procurações a revogar. É o item mais esquecido da lista e o de consequência mais séria.
Um prazo de resposta, por escrito, para cada item acima.
O erro de receber tudo em PDF
Merece parágrafo próprio porque é o desfecho mais comum.
A administradora que sai entrega uma pasta grande, com relatórios em PDF, e formalmente cumpriu: “todos os
dados foram entregues”. O condomínio recebe centenas de páginas que nenhum sistema lê, nenhuma busca
alcança e ninguém vai digitar.
Peça o formato no pedido, não depois da entrega. Uma frase resolve: “solicitamos os dados em formato
de planilha ou CSV, além dos documentos em PDF”. Os dois, não um ou outro — os documentos assinados
precisam mesmo ser PDF; o cadastro, não.
Quando trocar, e quando não trocar ainda
Timing evita a maior parte da dor:
Não troque na véspera da assembleia de prestação de contas. Você fica sem quem responde pelo período
anterior.
Não troque com um vencimento importante em cima — certificado dos bombeiros, apólice, renovação de
contrato grande. Some sessenta dias de folga.
Não troque no meio de uma obra em andamento. Espere a conclusão ou defina por escrito quem acompanha.
Troque com o mandato começando, se possível. Síndico novo e administradora nova ao mesmo tempo é
arriscado; síndico com alguns meses de casa conduz muito melhor.
O período de sobreposição
Se o orçamento permitir, negocie de trinta a noventa dias de convivência entre a saída e a entrada.
Não é desperdício. É o único momento em que existe alguém que sabe responder “por que esse pagamento é
feito assim?” e “quem é o contato dessa empresa?”. Depois da saída, essas perguntas ficam sem
destinatário, e cada uma delas custa horas.
Durante esse período, faça uma coisa simples e muito eficaz: liste as dez perguntas que só a
administradora antiga sabe responder e responda-as por escrito, com ela, enquanto ainda há a quem
perguntar.
O que exigir de quem entra
A transição tem dois lados, e o novo fornecedor também precisa ser cobrado:
- Como e em quanto tempo os dados recebidos serão carregados, e o que acontece com o que vier
incompleto - Quem confere se o que entrou bate com o que foi entregue — e essa conferência precisa ter um
responsável nomeado - Se o sistema fica no CNPJ do condomínio, para que a próxima troca não repita o problema
- Como se sai dele — a mesma pergunta que você está fazendo agora, feita antes de entrar
É o mesmo problema da troca de mandato
Vale reconhecer o padrão, porque ele se repete em escalas diferentes.
Quando o síndico troca sem inventário e sem entrega documentada, o prédio perde memória e ganha atrito.
Quando a administradora troca sem transferência de dados, acontece exatamente a mesma coisa, com mais
volume.
A causa é uma só: o conhecimento do prédio estava com pessoas, não com o condomínio.
Um condomínio bem administrado é aquele em que a saída de qualquer um — síndico, zelador, administradora —
não leva nada embora além da pessoa.
Este texto não é orientação jurídica nem contábil. Prazos, multas, obrigações de devolução e o
tratamento de dados pessoais dependem do contrato assinado e da legislação aplicável. Antes de
notificar a rescisão, envolva o advogado e o contador do condomínio — e formalize o pedido de dados por
escrito, com prazo.
Leia também
- Melhor sistema de gestão de condomínio: como escolher
- Inventário do condomínio: contar o patrimônio item a item
O Chave Condo começou lendo um banco de dados antigo. O histórico de um condomínio de 90 unidades em
Fortaleza — moradores, vínculos, veículos, contatos e anos de registros de manutenção — foi extraído de
um sistema fora de operação e é o que sustenta o produto até hoje. Não vendemos migração como serviço de
prateleira; dizemos apenas que sabemos, por experiência, o que se perde quando ninguém pede os dados no
formato certo.
Estamos abrindo as primeiras vagas. Fale com a gente.
Perguntas frequentes
Os dados do condomínio pertencem à administradora ou ao condomínio?
Em regra, ao condomínio: cadastro, histórico e documentos são dele, e a administradora os trata em nome
dele como prestadora de serviço. Mas o que é devido, em que prazo e em que formato depende do contrato
assinado — por isso a primeira providência não é ligar para a administradora nova, e sim ler o contrato
da atual com o advogado.
O que pedir à administradora antes de trocar?
Os dados em formato aberto (planilha ou CSV, não só PDF), uma tabela por assunto, os anexos e fotos com o
vínculo a cada registro, os documentos originais físicos e digitais, todos os acessos e senhas, a
situação financeira em aberto e a lista de procurações a revogar — tudo por escrito, com prazo, e antes
de encerrar o contrato.
Por que não aceitar os dados do condomínio em PDF?
Porque PDF é imagem de dado, não dado. Um cadastro de moradores em PDF significa digitar tudo de novo, e
nenhuma busca alcança o conteúdo. Peça o formato no pedido, nunca depois da entrega: planilha ou CSV para
cadastros e históricos, PDF apenas para os documentos que precisam manter a assinatura.
Qual o melhor momento para trocar de administradora?
Nunca na véspera da assembleia de prestação de contas, nem com um vencimento importante em cima — deixe
sessenta dias de folga — nem no meio de uma obra em andamento. O melhor cenário é um síndico com alguns
meses de mandato conduzindo a troca, e um período de trinta a noventa dias de sobreposição entre quem sai
e quem entra.